Preguntas Frecuentes
- ¿Qué es una Asistente Virtual (VA)?
- Hoy hago todo solo, ¿por qué consideraría trabajar con una VA?
- ¿Quién trabajaría con una VA?
- Suena muy interesante no tener que compartir mi oficina con otra persona, pero porque querría emplear a una persona que potencialmente vive a cientos de kilómetros?
- ¿Por que no distribuir trabajos a personal temporal en lugar de trabajar con una VA?
- ¿Cuánto tiempo trabajaría con una VA?
- ¿No es mas caro que contratar a un/a empleado/a?
- ¿Que tipo de trabajo puede hacer una VA?
- Entonces, ¿cuanto debería pagarle?
- ¿Las VAs trabajan mejor con un tipo particular de persona o profesional?
- ¿Cómo elijo una VA?
Una
profesión totalmente novedosa
en Latinoamérica
¿Qué es una Asistente Virtual (VA)?
La Asistencia Virtual es una nueva profesión administrativa. A estas profesionales se las llama VA (por su sigla en inglés: Virtual Assistant.
Las VAs son dueñas de pequeñas empresas que trabajan para usted brindándole servicios en asistencia a corto, mediano o largo plazo con sus clientes sin siquiera pisar sus oficinas. Es como tener una secretaria a distancia.
Hoy hago todo solo. ¿Porqué consideraría trabajar con una VA?
Tarde o temprano se dará cuenta que simplemente no puede seguir haciéndolo todo Ud. solo y a la vez disponer de tiempo para otras cosas. ¡Algo debe ceder! Cuando delega trabajo a una VA y le permite proveerle con apoyo pro-activo para lograr sus objetivos, Ud. libera su tiempo y energía para muchas otras cosas como por ejemplo:
- Hacer crecer su negocio
- Mas tiempo con la familia
- Responder a nuevas oportunidades (profesionales y personales)
- Equilibrar responsabilidades de hogar y trabajo
Las VAs son profesionales dedicadas, que cuentan con iniciativa propia, se capacitan constantemente, y generan un impacto en su negocio que usted puede comprobar.
¿Quién trabajaría con una VA?
Personas que ambicionan el éxito y que están dispuestas a una nueva forma de trabajo. Autores, vendedores, consultores, ejecutivos, profesionales, ejecutivos de negocios , etc.
Suena muy interesante no tener que compartir mi oficina con otra persona, pero porque querría emplear a una persona que potencialmente vive a cientos de kilómetros?
Uno de los beneficios de tener una VA es que Ud. no contrata ni emplea a nadie, evitando todo tipo de relación de dependencia entre su Asistente y Ud. Al trabajar con una VA Ud. obtiene una aliada. Ud. trabajará con alguien que ha elegido trabajar con Ud. La VA no está buscando "otro trabajo", sino que elegirá trabajar con clientes que deseen el éxito de sus negocios. La gente trabaja con VAs porque:
- No tienen espacio para una persona en la oficina.
- No quieren tener a otra persona en la oficina.
- No tienen el equipamiento para que otra persona las use.
- No quieren comprar el equipo.
- No quieren el costo asociado de tener a un empleado:
- Relación de dependencia
- Pago de beneficios
- Pagar a alguien para que administre la liquidación de sueldos y beneficios.
¿Por que no distribuir trabajos a personal temporario en lugar de trabajar con una VA?
Puede. Sin embargo, en la experiencia de quienes lo han ejercitado no les ha resultado conveniente.
Los servicios de estos proveedores son mas económicos. Eso es cierto. El conflicto es que el empleado temporal no se involucra con el cliente, Ud. debe preparar mucho trabajo antes de delegárselo para que ellos sepan que hacer; y aún así, a veces no logran interpretar su idea. La VA tiene experiencia de este tipo.
Una vez que su VA lo conoce bien, encontrará que ella puede asistirlo adecuadamente. Debido a que su VA ha "aprehendido" su estilo, y Ud. ha invertido tiempo en la relación para que ella lo conozca, con solo unas pocas palabras ella entenderá lo que Ud. quiere hacer. Además, cuanto más sepa su VA sobre sus necesidades, le tomará menos tiempo realizar su trabajo, ahorrando tiempo y dinero.
¿Cuánto tiempo trabajaría con una VA?
De la misma forma que hay asistentes que han trabajado para la misma persona en el mundo corporativo durante muchos años, es posible que esto ocurra con su VA. Parte del poder en esta relación dinámica, viene con la sinergia de las personas que trabajan juntas. Hay un feed-back (un ida y vuelta), una identificación, una facilidad de trabajar con una VA que convierte días en semanas, semanas en meses, meses en años, sin darse cuenta. Pero también puede solicitar trabajos puntuales, donde el conocimiento de sus prioridades le agrega valor.
¿No es mas caro que contratar a un/a empleado/a?
No. El ahorro es doble: financiero y emocional. Cuando contrata a un empleado, además del salario, Ud. debe administrar liquidación de sueldos, beneficios, cargas sociales o impuestos locales, etc.; comprar o alquilar equipos, muebles, etc.; y también debe generar o compartir el espacio. Es caro y molesto. Dependiendo de la VA, Ud. puede pagar por trabajo, dándole solamente el trabajo que tiene para ese día, semana o mes; o puede negociar un paquete de horas, comprando una determinada cantidad de tiempo por mes por un valor horario prefijado (valor generalmente menor).
¿Que tipo de trabajo puede hacer una VA?
Algunas de las cosas que hacen las VAs son:
- Administrar e-mail y correo, re-enviándole solo lo que necesita su atención.
- Armar reuniones, administrar una agenda.
- Hacer / recibir en su nombre llamadas telefónicas / consultas
- Enviar / recibir faxes Investigaciones y consultas varias
- Planificar reuniones, eventos y seminarios
- Armar material publicitario
- Armar viajes, de negocios o personal
- Tipeo y revisión de textos
- Edición de textos
- Traducciones
- Armado de reportes e informes
- Proveer información de servicios de terceros
- Armado de Manuales Armado de presentaciones multimedia
- Publicación de circulares (en papel o Internet)
- Mailings
- Compra de regalos / tarjetas para los clientes de su Cliente
- Administración de listados
- Servicio de recordatorios
- Transcripción y dictado
- Pago de facturas Llevar libros contables, comercial y personal
- Administrar la relación con proveedores
- Crear y administrar base de datos.
Algunas son mas especializadas y proveen servicios tales como:
- Inteligencia Corporativa Marketing
- Publicidad
- Administración de personal
- Planificación de negocios
- Control de calidad
- Planificación de espacio
- Consultoría de Seguridad
- Diseño de paginas de Web
- Administración Global de Oficina Virtual
Cada una de estas habilidades representan un adicional con respecto a las que hemos detallado anteriormente.
Algunas VAs han desarrollado nichos especializándose en ciertos tipos de profesiones. Algunos de estos grupos profesionales son:
- Entrenadores personales y de Negocios
- Oradores Autores / escritores
- Brokers / agentes de propiedades inmobiliarias
- Valuadores de Propiedades
- Profesionales Financieros.
Nuevas especialidades surgen cada día.
No es tan importante que su VA sepa hacer todo. Nadie sabe hacer de todo. Lo que es importante es que Ud. entienda que él o ella sabe como hacer que las cosas ocurran. Todas las VA se asisten entre ellas y Ud. recibe el beneficio potenciado de esta asistencia a través de su VA.
Entonces, ¿cuanto debería pagarle?
Como se mencionó anteriormente, las VAs prestan un servicio independiente y los cotizan de acuerdo con sus aptitudes, su deseo de realizar ciertos tipos de trabajo, experiencia y reputación. Hable con una VA, comparta sus ideas y la visión que tiene del éxito, y averigüe cuánto le costaría que ella sea parte de ello.
En Argentina, los costos oscilan entre 7 y 30 u$s la hora, con máximos que rondan los 50 u$s para ciertas especialidades. Dependerá de sus necesidades y de la VA con quien trabaje. También dependerá del país de origen de la asistente virtual.
¿Las VAs trabajan mejor con un tipo particular de persona o profesional?
Casi cualquier persona que esté ocupado y necesite asistencia percibirá los beneficios de trabajar con una VA.
Sin embargo, lo que hemos visto es que las únicas personas que realmente no están en condiciones de trabajar con una VA son:
- Gente que no está familiarizada con Internet,
- Gente que no entiende que beneficio puede recibir,
- Gente que no entiende el poder creado en una relación con una fantástica asistente,
- Gente que vive en la urgencia.
- Gente que no está abierta a aprender nuevas formas de trabajar y comunicarse.
Si todo lo que Ud. hace es en el último minuto, o si deja las cosas para mas adelante y luego trabaja las 24 horas para cumplir con el plazo; si no es organizado y centrado, o está en un campo de alta presión donde las cosas lo apuran a Ud. en lugar de viceversa; si Ud. quiere a alguien a disposición, posiblemente Ud. necesite un empleado y no a una VA.
¿Cómo elijo una VA?
Las VAs son profesionales interesadas en Ud. y su negocio. Acuerden comunicarse para conocerse mutuamente. Discutan su negocio, sus necesidades como las ve hoy, y sus desafíos operativos con la VA. Le harán preguntas y compartirán sus pensamientos sobre la potencialidad que vean en trabajar con Ud. y como esto pueda influir en su trabajo y en su vida.
Ya que nuestro interés es trabajar juntos a largo plazo, no se sorprenda si necesitan mas de una reunión. Elegir a un aliado que colabore con su éxito no es algo para hacer rápidamente o en forma ligera.
La VA también compartirá con Ud. información de como está armado su trabajo, honorarios, disponibilidad, etc. Así podrán ver si esto es aceptable para ambas partes. Y recuerde, la decisión de trabajar juntos es una decisión mutua. Con esto estamos destruyendo el paradigma jefe / asistente. Dos personas con habilidades y conocimientos variados se juntan para su éxito. Simplemente sea Ud. mismo. El ser genuino simplifica el entendimiento entre ambos.
